• Techzu adalah perusahaan perangkat lunak dan AI yang sedang berkembang yang membantu UKM di Singapura untuk melakukan digitalisasi melalui situs web, platform eCommerce, perangkat lunak kustom, dan alat otomatisasi. Kami cepat, efisien, dan fokus pada pembangunan sistem yang memberikan hasil.

• Kami sedang mencari Asisten Eksekutif dan Koordinator Operasi yang sangat terampil, independen, dan berorientasi solusi untuk mendukung Direktur Utama (MD) secara langsung. Peran ini akan membantu membebaskan waktu MD dengan mengelola operasi harian, meningkatkan sistem internal, menangani koordinasi proyek, dan memastikan tindak lanjut yang konsisten di seluruh tim.

Ikhtisar Peran

• Ini adalah peran yang sangat penting yang dirancang untuk seseorang yang tidak hanya menerima perintah, tetapi berpikir ke depan, menyelesaikan masalah sebelum terjadi, dan secara aktif membantu bisnis berjalan lebih lancar setiap hari. Anda akan menangani tugas administrasi, HR, pelacakan keuangan, laporan internal, penelitian dasar, dan tugas koordinasi. Anda juga akan dipercaya untuk memberikan rekomendasi, mengatasi hambatan, dan menemukan solusi secara mandiri — bukan hanya menyelesaikan daftar tugas.

Tanggung Jawab Utama

Operasi Administrasi & Koordinasi Internal

• Membuat dan memelihara situs intranet perusahaan untuk dokumentasi internal
• Bekerja dengan MD untuk mendokumentasikan dan mengelola SOP di seluruh departemen
• Menyusun dan mengelola folder internal, template, dan dokumentasi
• Koordinasi dan mengelola kontrak serta dokumentasi perjanjian (NDA, perjanjian proyek, dll.)
• Memelihara pelacak tugas di seluruh perusahaan dan menindaklanjuti item yang didelegasikan

Dukungan Sumber Daya Manusia

• Mengunggah lowongan, menjadwalkan wawancara, dan membantu dalam proses orientasi karyawan baru
• Melacak kinerja tim dan memelihara dashboard kinerja
• Mengembangkan dan mengelola sistem penilaian kinerja perusahaan
• Melacak dan mencatat cuti, ulang tahun, masa kontrak, dan catatan HR
• Menyusun dokumen HR seperti surat pekerjaan, konfirmasi masa percobaan, dan surat penerimaan pengunduran diri atau surat clearance

Keuangan Ringan & Pembukuan

• Menyusun dan mengelola faktur berulang
• Melacak dan menindaklanjuti pembayaran yang tertunda
• Melacak komisi tim berdasarkan data yang diberikan
• Mengunggah dan mengkategorikan kwitansi
• Berkoordinasi dengan akuntan untuk memelihara dokumentasi keuangan

Pelaporan Proyek & Status

• Melacak kemajuan proyek internal dan klien di seluruh departemen
• Menindaklanjuti dengan anggota tim untuk pembaruan kemajuan dan tenggat waktu
• Menyusun laporan mingguan untuk MD tentang pembaruan proyek, hambatan, dan item yang jatuh tempo
• Mengirim pengingat kepada tim tentang tugas dan tenggat waktu yang tertunda

Dukungan Eksekusi & Pertemuan

• Menyusun agenda dan mengoordinasikan logistik pertemuan
• Mencatat selama pertemuan dan melacak tindakan tindak lanjut
• Memelihara laporan ringkasan mingguan tentang apa yang sedang berkembang, apa yang terhambat, dan apa yang memerlukan tinjauan MD
• Secara proaktif menindaklanjuti item tindakan yang belum terselesaikan di seluruh tim

Dukungan Email, Kalender & Proposal

• Mengatur dan menyaring kotak masuk MD menggunakan filter dan label terstruktur
• Menanggapi email yang tidak sensitif menggunakan template standar
• Menjadwalkan pertemuan, mengonfirmasi kehadiran, dan mengirim pengingat
• Memformat dan mengirimkan proposal bisnis menggunakan template yang ada

Dukungan Riset & Pengembangan

• Melakukan riset tentang pesaing, tren pasar, pola UX/UI, dan alat
• Mengorganisir ide produk dan inspirasi untuk MD
• Menyimpulkan temuan dan membuat dokumen riset internal yang sederhana
• Memelihara perpustakaan R&D dengan referensi dan contoh

Dukungan Penjualan & Pengembangan Bisnis

• Menyusun dan memperbarui perjanjian layanan klien
• Mengcustomisasi dan mengorganisir materi presentasi penjualan atau produk
• Memelihara folder terkini untuk materi penjualan, studi kasus, dan dokumen PSG
• Membantu dalam menyiapkan materi untuk prospek baru atau proposal

Persyaratan

• Kemampuan bahasa Inggris lisan dan tulisan yang sangat baik
• Minimal 2 tahun pengalaman di bidang administrasi, operasional, atau asisten eksekutif
• Sangat kreatif dan berorientasi pada solusi — Anda mencari jawaban, bukan hanya bertanya
• Pemikiran kritis yang kuat dan penilaian independen — Anda tahu kapan harus bertindak dan kapan harus mengeskalasi
• Rekam jejak yang terbukti dalam menindaklanjuti, akuntabilitas, dan perhatian terhadap detail
• Penguasaan Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail, Kalender)
• Mampu mengelola banyak bagian yang bergerak dan menjaga orang lain tetap pada jalurnya
• Sangat terorganisir, proaktif, dan tenang di bawah tekanan

Bonus (Menarik untuk Dimiliki)

• Pengalaman dalam pembukuan
• Pengalaman mendukung pendiri atau tim kepemimpinan
• Pekerjaan sebelumnya di perusahaan berbasis teknologi atau layanan

Jam Kerja

• Full-time
• 12 hari cuti tahunan berbayar
• Mengikuti Hari Libur Umum Singapura
• Pemeriksaan harian dengan MD diperlukan