Kami sedang mencari Asisten Virtual Junior untuk mendukung perusahaan otomotif kami yang berkembang yang berbasis di Hong Kong. Peran ini dirancang untuk individu yang sangat terorganisir dan detail-oriented yang akan bertanggung jawab untuk menangani tugas administratif di berbagai departemen. Anda akan bekerja secara remote dan akan memastikan bahwa alur kerja proyek, terutama di dalam ClickUp, selalu diperbarui, akurat, dan selaras dengan tujuan tim.

Sebagai Asisten Virtual Junior, Anda diharapkan untuk menjaga pengawasan terhadap tugas berulang, melakukan dokumentasi berkualitas tinggi, memfasilitasi koordinasi tim, dan memastikan bahwa tidak ada hal yang terlewatkan. Dari mengelola jadwal hingga pengarsipan, organisasi rapat, dan membuat notulen, dukungan Anda akan sangat penting untuk kelancaran fungsi bisnis sehari-hari.

Peran ini memerlukan keterampilan komunikasi bahasa Inggris yang sangat baik, pengalaman dengan alat manajemen proyek yang solid, dan kemampuan untuk berkembang di lingkungan yang dinamis dan cepat.

• Manajemen Alur Kerja ClickUp: Memantau dan memperbarui alur kerja tugas di semua departemen untuk memastikan pelacakan kemajuan yang akurat dan akuntabilitas.
• Pengawasan Tugas Berulang: Melacak dan menindaklanjuti tugas berulang untuk memastikan konsistensi dan penyelesaian.
• Manajemen Kalender & Pertemuan: Mengatur pertemuan internal dan eksternal, mengelola kalender, dan mengambil notulen pertemuan yang komprehensif untuk distribusi tim.
• Organisasi File & Dokumen: Memelihara sistem file digital termasuk mengorganisir, mengubah nama, dan mengarsipkan file di drive bersama.
• Dukungan Email & Komunikasi: Menanggapi dan mengorganisir email yang masuk secara profesional; memprioritaskan sesuai kebutuhan untuk kepemimpinan.
• Dukungan Proyek: Mendukung berbagai tim dengan membantu waktu proyek, hasil yang diharapkan, dan pembaruan di berbagai platform seperti Google Sheets, ClickUp, dan Dear Inventory.
• Penelitian & Pelaporan: Melakukan penelitian tentang tren pasar, kompetisi, dan topik industri yang relevan; menyiapkan laporan sesuai kebutuhan.
• Dukungan Layanan Pelanggan: Bertindak sebagai titik kontak pertama untuk pertanyaan, memberikan tanggapan yang sopan dan membantu.
• Dokumentasi SOP & Rekaman Video: Membuat dan memelihara Prosedur Operasi Standar (SOP) dalam bentuk tulisan, dan merekam video SOP mengikuti standar perusahaan untuk kejelasan, nada, dan branding.
• Tugas Admin Ad Hoc: Membantu dengan berbagai tugas administratif yang ditugaskan untuk mendukung operasi bisnis.

• Pengalaman terbukti sebagai Asisten Virtual atau peran administratif serupa.
• Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik dalam Bahasa Inggris.
• Tingkat perhatian yang tinggi terhadap detail, keterampilan organisasi, dan tindak lanjut.
• Pengalaman kuat dengan alat manajemen proyek, terutama ClickUp.
• Kemampuan untuk mengelola jadwal dan janji secara mandiri.
• Nyaman dalam mengatur beberapa prioritas sekaligus dan bekerja antar departemen.
• Melek teknologi dan bersemangat untuk tetap update dengan alat dan platform baru.
• Terampil dalam membuat dokumen SOP dan merekam video SOP yang jelas dan ringkas.
• Keterampilan dokumentasi yang efektif – mampu mengubah percakapan menjadi keluaran tertulis yang jelas.
• Inisiatif tinggi dengan sikap positif dan kesediaan untuk berusaha lebih keras.
• Mampu bekerja di bawah tekanan dalam lingkungan yang cepat.
• Lulusan baru dipersilakan untuk melamar jika sangat termotivasi dan dapat dilatih.