Estamos buscando un Asistente Virtual Junior para apoyar a nuestra creciente empresa automotriz con sede en Hong Kong. Este puesto está diseñado para una persona altamente organizada y orientada a los detalles que será responsable de manejar tareas administrativas en varios departamentos. Trabajarás de forma remota y te asegurarás de que los flujos de trabajo de los proyectos, especialmente dentro de ClickUp, estén actualizados, precisos y alineados con los objetivos del equipo.

Como Asistente Virtual Junior, se espera que mantengas supervisión de las tareas recurrentes, realices documentación de alta calidad, facilites la coordinación del equipo y te asegures de que nada se pase por alto. Desde la gestión de horarios hasta la archivo, organización de reuniones y creación de actas, tu apoyo será crítico para el funcionamiento fluido de las operaciones diarias del negocio.

Este puesto requiere excelentes habilidades de comunicación en inglés, sólida experiencia en herramientas de gestión de proyectos y la capacidad de prosperar en un entorno dinámico y de ritmo rápido.

• Gestión de Flujos de Trabajo en ClickUp: Monitorear y actualizar los flujos de trabajo de tareas en todos los departamentos para asegurar un seguimiento preciso del progreso y la rendición de cuentas.
• Supervisión de Tareas Recurrentes: Rastrear y dar seguimiento a las tareas recurrentes para garantizar consistencia y finalización.
• Gestión de Calendarios y Reuniones: Organizar reuniones internas y externas, gestionar calendarios y tomar actas completas de las reuniones para distribución al equipo.
• Organización de Archivos y Documentos: Mantener sistemas de archivos digitales, incluyendo la organización, renombramiento y archivo de documentos en unidades compartidas.
• Soporte de Correo Electrónico y Comunicación: Responder de manera profesional y organizar los correos electrónicos entrantes; priorizar según sea necesario para la dirección.
• Soporte de Proyectos: Apoyar a varios equipos asistiendo con cronogramas de proyectos, entregables y actualizaciones en plataformas como Google Sheets, ClickUp y Dear Inventory.
• Investigación e Informes: Realizar investigaciones sobre tendencias del mercado, competencia y temas relevantes de la industria; preparar informes según sea necesario.
• Soporte al Cliente: Actuar como primer punto de contacto para consultas, proporcionando respuestas corteses y útiles.
• Documentación de Procedimientos Operativos Estándar y Grabación de Videos: Crear y mantener Procedimientos Operativos Estándar (SOP) en formato escrito, y grabar videos de SOP siguiendo los estándares de la empresa para claridad, tono y marca.
• Tareas Administrativas Ad Hoc: Asistir con varias tareas administrativas según se asignen para apoyar las operaciones comerciales.