Estamos Contratando: Administradora de Suporte a Estágios!

Atualmente, estamos em busca de uma Administradora de Suporte a Estágios para se juntar à nossa equipe na Cloudstaff, o local de trabalho número 1 em todos os lugares!

Função: Administradora de Suporte a Estágios

Modalidade de Trabalho: Trabalho Remoto

Localização: Qualquer Filial da CS - Angeles, Mabalacat, Makati, Ortigas, Tarlac, Cebu, Davao

Horário: Turno da Manhã

Descrição do Trabalho:

• A Administradora de Estágios fornece suporte administrativo e de back-office crítico ao Gerente de Estágios e Mentores.
• Esta função garante que a documentação de conformidade seja completada com precisão e dentro dos prazos, que clientes e estagiários sejam configurados corretamente no sistema, e que as tarefas administrativas do dia a dia sejam gerenciadas de forma eficiente.
• A função é essencial para liberar a equipe de Estágios para se concentrar no engajamento de clientes e estagiários, enquanto mantém a conformidade e a excelência operacional.

Principais Responsabilidades

• Fornecer suporte administrativo ao Gerente de Estágios e Mentores.
• Garantir que a documentação de conformidade seja completada com precisão e dentro dos prazos.
• Manter registros precisos de estagiários e clientes em todos os sistemas.
• Preparar e entregar relatórios para apoiar as necessidades da equipe e dos clientes.
• Coordenar horários de treinamento e apoiar a comunicação entre as equipes.
• Monitorar as caixas de entrada da equipe e agir sobre a correspondência prontamente.
• Contribuir para projetos especiais e melhorias de processos quando necessário.

Competências Chave da Função:

• Comunicação
• Redigir propostas, documentos de mentoria e solicitações de transferência de forma clara e profissional.
• Comunicar atualizações aos membros da equipe e mentores sobre detalhes de estagiários e clientes.
• Gerenciar consultas de e-mails, garantindo que todos os e-mails sejam respondidos de forma rápida e precisa.
• Gerenciar chamadas recebidas, incluindo a verificação e resposta a mensagens de correio de voz.
• Monitorar e gerenciar caixas de entrada (caixa de entrada da Adicionar Funcionários, caixa de entrada de Recrutamento e Direção Geral) para garantir acompanhamento em tempo hábil.
• Relacionamentos Interpessoais/Trabalho em Equipe
• Construir relacionamentos de trabalho positivos com mentores e o Gerente de Estágios.
• Contribuir para uma cultura de equipe colaborativa e respeitosa, mesmo em um contexto remoto.
• Planejamento & Organização
• Adicionar horários de treinamento do TAFE nos calendários do Outlook dos mentores e registrar treinamentos no Hub.
• Gerenciar prioridades concorrentes, garantindo que a documentação de conformidade e relatórios atendam os prazos.
• Manter processos de arquivamento e banco de dados estruturados para fácil recuperação de registros.
• Engajamento de Clientes e Gestão de Relacionamentos
• Redigir propostas profissionais para clientes e termos de negócios.
• Preparar currículos prontos para os clientes para apresentação a empregadores.
• Distribuir atualizações de conversas de caixa de ferramentas para candidatos de Recrutamento Ativo.
• Contribuir para o conteúdo das conversas de caixa de ferramentas para apoiar o engajamento de clientes e candidatos.
• Engajamento de Estágios
• Aplicar pensamento lógico para solucionar erros de sistema ou relatórios.
• Gestão de Segurança
• Apoiar mentores preparando e armazenando adequadamente documentos de conformidade relacionados à segurança.
• Garantir que o treinamento e os registros de segurança estejam registrados e acessíveis no sistema.
• Vendas e Marketing
• Fornecer suporte administrativo para propostas de recrutamento e atividades de marketing.
• Sistemas e Processos
• Manter a entrada de dados precisa em todo o Hub de Estágios, Vincere e outros sistemas.

Habilidades e Qualificações:

• Mínimo de 2 anos de experiência administrativa, idealmente no setor de conformidade, recrutamento ou educação.
• Fortes habilidades em informática, incluindo gerenciamento de banco de dados e MS Office / Google Workspace.
• Alta atenção aos detalhes e precisão na entrada de dados.
• Capacidade de trabalhar de forma independente em um ambiente remoto.
• Excelentes habilidades de organização e gerenciamento de tempo.
• Fortes habilidades de comunicação escrita e verbal em inglês.
• Experiência anterior em educação profissional australiana, recrutamento ou estágios (desejável, mas não essencial).

Habilidades e requisitos não negociáveis:

• Mínimo de 2 anos de experiência administrativa, idealmente no setor de conformidade, recrutamento ou educação.
• Fortes habilidades em informática, incluindo gerenciamento de banco de dados e MS Office / Google Workspace.
• Alta atenção aos detalhes e precisão na entrada de dados.