Sobre a Função

Procuramos um(a) Coordenador(a) de Suporte ao Serviço altamente organizado(a), proativo(a) e com atenção aos detalhes para gerenciar os processos administrativos e operacionais de ponta a ponta que dão suporte à nossa equipe de serviço de campo. Esta função garante agendamento, comunicação, gerenciamento de materiais e documentação sem falhas entre vários departamentos.

O(a) candidato(a) ideal destaca-se em um ambiente dinâmico, comunica-se claramente e assume responsabilidade tanto pelas operações de serviço quanto pelas tarefas da cadeia de suprimentos. Esta é uma posição remota com fortes oportunidades de crescimento em operações.

Detalhes do Cargo 

• Formato de Trabalho: Home Office 
• Horário: Segunda a Sexta | 20h às 5h, horário das Filipinas 
• Feriados: Feriados das Filipinas 

Principais Responsabilidades

Operações de Serviço e Agendamento

• Agendar todas as visitas de serviço com base nas necessidades do cliente, disponibilidade do técnico e prioridade dos trabalhos.
• Responder às solicitações dos clientes relacionadas a pedidos de serviço, agendamento e status dos trabalhos.
• Coordenar com os técnicos de campo para obter atualizações dos trabalhos e criar novas visitas de serviço conforme necessário.
• Manter registros de serviço precisos e o status dos trabalhos nos sistemas internos.

Coordenação de Materiais

• Gerenciar e rastrear materiais, produtos e equipamentos necessários para os trabalhos de serviço.
• Coordenar a logística de remessas, entregas e transferências de materiais para técnicos ou locais de trabalho.
• Solicitar materiais e produtos para dar suporte a projetos ativos e visitas de serviço.
• Garantir que os materiais estejam disponíveis conforme o cronograma, evitando atrasos nas atividades de serviço.

Suporte Contábil e de Documentação

• Criar Notas de Recebimento de Mercadorias (GRNs) usando o software Zoho Accounting.
• Coordenar as entregas aos clientes e garantir que toda a documentação relevante seja concluída.
• Trabalhar em estreita colaboração com a equipe contábil para manter registros precisos e atualizados de estoque, compras e recibos.
• Auxiliar na conciliação de pedidos de compra, faturas e confirmações de entrega.

Comunicação Interfuncional

• Fazer interface com a equipe de serviço de campo, pessoal de armazém/logística, fornecedores e departamentos internos.
• Comunicar mudanças de agendamento, atualizações de entrega e requisitos de trabalho de forma clara e imediata.
• Apoiar a equipe de operações com relatórios, análises e iniciativas de melhoria contínua.

Qualificações

• Mais de 2 anos de experiência em coordenação de serviços, suporte operacional ou área relacionada.
• Fortes habilidades organizacionais com capacidade de gerenciar múltiplas prioridades.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Experiência com softwares de agendamento, controle de estoque ou contabilidade (experiência com Zoho é um diferencial).
• Capacidade de trabalhar de forma independente em um ambiente remoto, cumprindo prazos.
• Familiaridade com processos de aquisição.
• Alta atenção aos detalhes e perfil voltado à solução de problemas.

Competências Chave

• Foco no cliente e capacidade de resposta
• Fortes habilidades de gestão do tempo
• Proativo(a) e com iniciativa
• Habilidade com tecnologia e capacidade de aprender novos sistemas rapidamente
• Colaborativo(a) entre equipes e departamentos