Estamos em busca de um Assistente Executivo altamente qualificado e orientado para detalhes, com expertise em suporte de Salesforce e CRM, administração financeira e coordenação em nível executivo. Este papel requer um indivíduo proativo que possa gerenciar sistemas de CRM, fornecer suporte financeiro e garantir operações administrativas sem interrupções enquanto apoia executivos seniores. O candidato ideal terá um histórico comprovado em gestão de Salesforce, forte acumen financeiro e habilidades excepcionais de organização e comunicação.

À medida que continuamos a expandir nossas operações nacionalmente, este papel desempenhará uma parte vital no apoio às nossas equipes de Finanças, Administração e Operações. É projetado para um Assistente Executivo bem equilibrado que possa atuar em várias funções com um forte foco na coordenação financeira e nas operações comerciais. 

Objetivo da Posição: 

Este papel destina-se a fornecer suporte executivo e administrativo de alto nível em toda a empresa, com ênfase em finanças, relatórios, gerenciamento de contas de clientes e execução de tarefas inter funcionais. O Assistente Executivo colaborará de perto com todos os membros da equipe e fornecerá suporte direto em áreas-chave, incluindo: 

• Tarefas administrativas operacionais e baseadas em CRM 

• Suporte e conciliação de contas 

• Comunicação e relatórios para clientes 

• Gerenciamento de documentos e processos 

• Suporte executivo conforme necessário 

Este papel requer forte iniciativa, independência e experiência em lidar com funções administrativas críticas para os negócios. 

Responsabilidades e Deveres Chave:

Suporte Financeiro e Comercial 

• Apoiar na elaboração de relatórios financeiros, reconciliações e processamento de avisos de pagamento 

• Suporte na cobrança e comunicações de acompanhamento de contas 

• Preparar resumos financeiros básicos, listas de verificação e relatórios de reconciliação 

• Monitorar pagamentos atrasados e realizar follow-up interno e externo 

Suporte Administrativo e Operacional 

• Apoiar no manuseio de casos, preparação de documentos e atualizações de registros internos via Salesforce (ou SFX) 

• Manter arquivos digitais, processar documentos e registros de trabalho 

• Suportar requisitos de relatórios de escritório e projetos usando relatórios do Salesforce e Excel. 

Comunicação com Clientes e Interna 

• Redigir e enviar comunicações profissionais por e-mail com clientes e partes interessadas, quando necessário 

• Manter caixas de entrada compartilhadas e garantir que as respostas sejam oportunas e alinhadas com o tom/marca 

• Interagir entre departamentos para garantir um fluxo de trabalho suave e progresso nas tarefas 

Suporte Executivo 

• Apoiar o Gerente de Negócios e a equipe de Finanças com rastreamento de casos e priorização de tarefas, follow-ups necessários e escalonamentos.  

• Apoiar na elaboração de pacotes de relatórios internos ou tarefas administrativas exigidas pela liderança 

• Experiência mínima de 2 anos em um papel de suporte administrativo ou executivo 
• Experiência comprovada em suporte a funções financeiras (Xero preferencial) 
• Alto conhecimento em informática (Microsoft Office, Excel – intermediário a avançado) 
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em inglês 
• Capacidade comprovada de trabalhar de forma independente, gerenciar prioridades concorrentes e cumprir prazos 
• Experiência no uso do Salesforce ou sistemas de CRM similares. 

COMPATIBILIDADE DE PERSONALIDADE/HABILIDADES INTERPESSOAIS: 

•  Profissional e proativo 
• Organizado, com forte acompanhamento das atividades 
• Confortável em se comunicar entre departamentos 
• Focado em detalhes e analítico 
• Confiável e responsável na gestão de informações confidenciais 

Habilidades e requisitos inegociáveis:

• Experiência em relatórios financeiros e administração financeira geral.
• Familiaridade com Salesforce e plataformas de CRM adicionais.
• Fortes habilidades de resolução de problemas e uma abordagem proativa nas tarefas.

Benefícios e vantagens:

Vantagens & Benefícios (Trabalho em Casa): 

• Seguro de saúde e de vida abrangente a partir do 16º dia de trabalho, cobrindo 1 dependente gratuito a partir do 16º dia de trabalho 
• Créditos de licença flexíveis que podem ser usados para férias, emergências e licenças médicas 
• Caixas de vantagens trimestrais para funcionários que trabalham de casa, oferecendo produtos alimentícios e lanches para mantê-lo energizado 
• Festas de Meio de Ano espetaculares e emocionantes – com itens para sorteio e prêmios em dinheiro! 
• Oportunidades infinitas para avanço na carreira 
• Configuramos você para o sucesso com um PC/Laptop fornecido pela empresa e conexão de internet fibra 
• Suporte técnico em movimento 
• Participe e junte-se aos nossos Clubes Sociais e Grupos de Interesse Especial para se conectar com colegas 
• Crescimento e conexões internacionais na carreira 
• Incentivos em dinheiro ilimitados para indicações contratadas 
• Programa de Assistência ao Funcionário para Bem-Estar Mental através da Lifeworks 
• Psiquiatra interno disponível para apoiar o bem-estar dos funcionários 
• Faça parte do programa de Unidades de Ações dos Funcionários 
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