Estamos em busca de um Assistente Executivo altamente qualificado e atento aos detalhes, com experiência em suporte a Salesforce e CRM, administração financeira e coordenação em nível executivo. Este papel requer um profissional proativo que possa gerenciar sistemas de CRM, fornecer suporte financeiro e garantir operações administrativas contínuas enquanto apoia executivos seniores. O candidato ideal terá um histórico comprovado em gestão de Salesforce, forte conhecimento financeiro e habilidades excepcionais de organização e comunicação.

À medida que continuamos a expandir operações nacionalmente, este papel desempenhará um papel vital no apoio às nossas equipes de Finanças, Administração e Operações. Ele é projetado para um Assistente Executivo bem equilibrado que pode atuar em várias funções com forte foco na coordenação financeira e operações de negócios. 

Objetivo da Posição: 

Este papel tem como finalidade fornecer suporte executivo e administrativo de alto nível em toda a empresa, com ênfase em finanças, relatórios, gestão de contas de clientes e execução de tarefas interfuncionais. O Assistente Executivo colaborará de perto com todos os membros da equipe e fornecerá suporte direto em áreas-chave, incluindo: 

• Tarefas de suporte administrativo operacional e baseadas em CRM 
• Suporte e conciliação de contas 
• Comunicação e relatórios com clientes 
• Gestão de documentos e processos 
• Suporte executivo conforme necessário 

Este papel requer forte iniciativa, independência e experiência em lidar com funções administrativas críticas para os negócios. 

Principais Responsabilidades e Deveres:

Suporte Financeiro e de Negócios 

• Auxiliar na elaboração de relatórios financeiros, conciliações e processamento de avisos de pagamento 
• Apoiar comunicações de cobrança e acompanhamento de contas 
• Preparar resumos financeiros básicos, listas de verificação e relatórios de conciliação 
• Monitorar pagamentos em atraso e fazer follow-up interno e externo 

Suporte Administrativo e Operacional 

• Ajudar com o tratamento de casos, preparação de documentos e atualizações de registros internos via Salesforce (ou SFX) 
• Manter arquivos digitais, processar documentos e registros de trabalho 
• Apoiar requisitos de relatórios de escritório e projetos utilizando relatórios do Salesforce e Excel. 

Comunicação com Clientes e Interna 

• Redigir e enviar comunicações profissionais por e-mail com clientes e partes interessadas, conforme necessário 
• Manter caixas de entrada compartilhadas e garantir que as respostas sejam tempestivas e alinhadas com o tom/marca 
• Comunicar-se entre os departamentos para garantir um fluxo de trabalho e progresso de tarefas suaves 

Suporte Executivo 

• Apoiar o Gerente de Negócios e a equipe de Finanças no acompanhamento de casos e priorização de tarefas, follow-ups e escalonamentos necessários.  
• Ajudar com pacotes de relatórios internos ou tarefas administrativas exigidas pela liderança 

1. Mínimo de 2 anos de experiência em um papel de suporte administrativo ou executivo 
2. Experiência demonstrada em suporte a funções financeiras (Xero preferido) 
3. Alto nível de alfabetização em informática (Microsoft Office, Excel – intermediário a avançado) 
4. Excelente comunicação escrita e verbal em inglês 
5. Capacidade comprovada de trabalhar de forma independente, gerenciar prioridades concorrentes e cumprir prazos 
6. Experiência com Salesforce ou sistemas CRM semelhantes. 

COMPATIBILIDADE DE PERSONALIDADE/HABILIDADES PESSOAIS: 

•  Profissional e proativo 
• Organizado, com forte acompanhamento 
• Confortável ao se comunicar entre departamentos 
• Focado em detalhes e analítico 
• Confiável e responsável na gestão de informações confidenciais 

Habilidades e requisitos não negociáveis:

• Experiência em relatórios financeiros e administração financeira geral.
• Familiaridade com Salesforce e plataformas CRM adicionais.
• Fortes habilidades de resolução de problemas e uma abordagem proativa para tarefas.

Benefícios e vantagens:

Vantagens e Benefícios (Trabalho Remoto) : 

• Seguro de saúde e vida abrangente após 16 dias de emprego, cobrindo 1 dependente gratuito no 16º dia de emprego 
• Créditos de licença flexíveis que podem ser usados para férias, emergências e licenças médicas 
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