A MOVE Your Business tem o orgulho de representar nosso cliente, uma empresa de consultoria liderada por fundadores que ajuda empreendedores a se prepararem, executarem e maximizarem o valor de suas saídas empresariais. Eles oferecem um processo transparente e completo projetado para alinhar-se aos objetivos dos fundadores. Sua abordagem personalizada combina preparação estratégica, redes de compradores selecionados e planejamento pós-saída para garantir um impacto duradouro. Construído por fundadores para fundadores, eles oferecem tanto expertise quanto empatia ao longo da jornada de saída.

Em nome de nosso cliente, estamos buscando um Assistente Executivo de Alto Nível para fornecer suporte administrativo abrangente à equipe executiva, garantindo operações contínuas e fluxo de trabalho eficiente. Esta função requer um parceiro de confiança que possa gerenciar tempo, comunicações e prioridades com precisão e discrição, enquanto prospera em um ambiente dinâmico, acelerado e, às vezes, ambíguo. O candidato ideal se destaca em supervisionar fluxos de trabalho complexos, adaptando-se rapidamente a prioridades em mudança e abordando proativamente desafios para manter a equipe executiva operando em seu mais alto nível.

Principais Responsabilidades:

• Suporte Executivo
• Fornecer suporte administrativo de alto nível a 1-3 executivos seniores, incluindo gerenciamento de calendário, coordenação de viagens e relatórios de despesas
• Antecipar as necessidades dos executivos e fornecer proativamente suporte em tarefas administrativas e operacionais
• Lidar com informações sensíveis e confidenciais com o mais alto grau de integridade e discrição

• Gerenciamento de Reuniões e Comunicações
• Gerenciar e priorizar solicitações recebidas, e-mails, convites para reuniões e comunicações em nome dos executivos
• Preparar documentos de briefing, apresentações e materiais para reuniões; registrar e distribuir notas das reuniões com ações de follow-up
• Coordinar logística para reuniões, chamadas e eventos internos e externos em vários fusos horários
• Atuar como ponto de contato com clientes, investidores, empresas do portfólio e outras partes interessadas externas

• Gerenciamento de Projetos e Fluxo de Trabalho
• Apoiar no gerenciamento de projetos, acompanhando entregas importantes e garantindo que os prazos sejam cumpridos
• Acompanhar prazos organizacionais e pessoais importantes, incluindo datas de contratos, renovações de políticas, cronogramas de pagamento, obrigações de conformidade e outras entregas sensíveis ao tempo
• Manter sistemas e processos que melhorem a produtividade executiva e a eficácia organizacional

• Gerenciamento de Documentos e Informações
• Manter sistemas de arquivamento digital bem organizados, garantindo documentação oportuna e fácil recuperação de materiais críticos, como contratos de compra, memorandos de investimento, contratos legais e cronogramas financeiros

• Suporte Ad Hoc
• Fornecer suporte adicional em vários projetos e tarefas conforme necessário pela equipe de gestão, incluindo pesquisa, planejamento de eventos e outras funções conforme designadas

Requisitos e Qualificações:

• Mais de 5 anos de experiência como Assistente Executivo, idealmente apoiando executivos de nível C em ambientes de alto crescimento, consultoria, investimento ou empreendedores
• Fluência em inglês é obrigatória 
• Fortes habilidades organizacionais com atenção impecável aos detalhes
• Capacidade comprovada de gerenciar múltiplas prioridades, muitas vezes em mudança, em um ambiente dinâmico e não estruturado
• Habilidades excepcionais de comunicação e interpessoais—profissional, clara e confiante
• Confortável trabalhando de forma independente e tomando decisões em nome dos executivos
• Proficiente em tecnologia, com forte conhecimento prático de:
• Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Drive, Gmail)
• Microsoft Excel (entrada de dados, formatação, fórmulas, análise leve)
• QuickBooks (rastreamento de despesas, gerenciamento de faturas, relatórios)
• Plataformas de assinatura eletrônica (ex: DocuSign, HelloSign)
• Capacidade de trabalhar com discrição, integridade e um alto grau de profissionalismo

Horário de Trabalho:

Tempo Integral (40 horas por semana)

De segunda a sexta-feira, das 8h às 17h, horário do Pacífico