Estamos procurando um Assistente Virtual familiarizado com tecnologia e atento aos detalhes para apoiar nosso negócio de construção com tarefas administrativas e relacionadas a projetos. O candidato ideal não apenas executará funções de suporte tradicionais, como faturamento, agendamento e documentação, mas também auxiliará na simplificação dos fluxos de trabalho aproveitando tecnologia, modelos e soluções orientadas por IA.

Esta função requer alguém engenhoso, organizado e disposto a otimizar operações em um ambiente de projeto dinâmico.

Principais Responsabilidades

• Desenvolvimento de Modelos: Criar e manter modelos padronizados para propostas, relatórios de projetos, pautas de reuniões e documentação de construção.
• Preparação de Propostas: Auxiliar na elaboração, formatação e refinamento de propostas para clientes em coordenação com gerentes de projeto.
• Faturamento e Suporte Financeiro: Emitir faturas, acompanhar pagamentos e auxiliar na manutenção básica de registros financeiros.
• Gestão de Mídias Sociais: Criar e agendar publicações que destaquem projetos, atualizações da empresa e insights do setor.
• Administração de Projetos: Gerenciar registros de RFI, acompanhamento de submissões, comunicação com fornecedores e organização de arquivos.
• Gestão de Tarefas e Cronogramas: Manter cronogramas de projetos, listas de tarefas diárias e garantir o acompanhamento de itens pendentes.
• Suporte Organizacional: Manter pastas de projetos em formato digital, atualizar planilhas de acompanhamento e apoiar o fluxo de trabalho contínuo em múltiplos projetos ativos.
• Otimização de Tecnologia e Fluxos de Trabalho: Aproveitar IA e ferramentas digitais para agilizar processos, construir sistemas mais inteligentes e simplificar fluxos de trabalho diários.

Qualificações

• Experiência comprovada como Assistente Virtual, Coordenador Administrativo ou Administrador de Projetos (experiência na indústria da construção é preferencial).
• Sólida proficiência com Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) e/ou Google Workspace.
• Familiaridade com ferramentas de gerenciamento de projetos de construção como Procore ou Bluebeam (diferencial).
• Alta familiaridade com tecnologia, com capacidade de adotar e otimizar novas ferramentas rapidamente.
• Excelentes habilidades organizacionais, de comunicação e de resolução de problemas.
• Forte atenção aos detalhes e capacidade de gerenciar múltiplos projetos simultaneamente.

• Trabalho 100% remoto
• Até US$ 6/h
• Tempo integral
• Fuso horário dos EUA