Título do Cargo: Assistente Executivo Virtual

Localização: Remoto (preferencialmente baseado nas Filipinas)

Tipo: Tempo integral

Horário: Segue o horário comercial dos EUA (com flexibilidade conforme necessário)

Sobre a Função

Estamos em busca de um Assistente Executivo Virtual altamente organizado e proativo para dar suporte à gestão em nível executivo nas operações diárias, comunicação, agendamento e coordenação de projetos. O candidato ideal é detalhista, familiarizado com tecnologia e capaz de gerenciar múltiplas prioridades em um ambiente dinâmico.

Você atuará como braço direito da equipe executiva — garantindo que todas as necessidades administrativas, de comunicação e organizacionais sejam atendidas com eficiência.

Principais Responsabilidades

Suporte Administrativo

• Gerenciar agendas executivas, coordenar reuniões e agendar compromissos em diferentes fusos horários.
• Preparar e organizar documentos, apresentações e relatórios.
• Gerenciar caixa de entrada — priorizar, responder e sinalizar e-mails importantes.
• Elaborar atas de reuniões e acompanhar as pendências.
• Organizar arquivos digitais, pastas e bancos de dados no Google Drive ou sistemas similares.

Gestão de Comunicação

• Atuar como ponto de contato principal entre executivos, clientes e equipes internas.
• Redigir, revisar e enviar correspondência profissional em nome dos executivos.
• Gerenciar informações confidenciais e sensíveis com discrição.

Operações e Coordenação

• Auxiliar no acompanhamento de projetos em ClickUp, Asana ou Trello.
• Coordenar com vários departamentos para garantir o cumprimento dos prazos.
• Apoiar processos de recrutamento, integração de novos colaboradores ou coordenação de atividades relacionadas a RH, conforme necessário.
• Preparar roteiros de viagem, reservas e reembolsos (se necessário).

Qualificações

• Mais de 2 anos de experiência como Assistente Executivo, Assistente Virtual ou Coordenador de Operações.
• Excelentes habilidades de comunicação em inglês (escrita e oral).
• Fortes habilidades organizacionais e capacidade de priorizar de forma eficaz.
• Proficiência no Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Calendar) e no Microsoft Office Suite.
• Familiaridade com ferramentas de gerenciamento de tarefas (ClickUp, Asana, Trello, Notion ou similar).
• Familiaridade com tecnologia e conforto no uso de ferramentas de automação (por exemplo, Zapier, Slack, CRMs).
• Alto nível de profissionalismo, confidencialidade e integridade.

Competências Desejáveis

• Experiência no suporte a executivos baseados nos EUA.
• Experiência básica em contabilidade ou elaboração de relatórios.
• Conhecimento em software de CRM ou de gerenciamento de projetos.
• Experiência com suporte criativo ou de marketing (Canva, agendamento de publicações em redes sociais etc.).