O Assistente Executivo Sênior - Finanças e Suporte Empresarial é um cargo de liderança de alto nível responsável por supervisionar e gerenciar funções administrativas, financeiras, legais e de conformidade essenciais. Esta posição fornecerá suporte em nível executivo à equipe de Finanças e Operações.

Responsabilidades

Finanças e Suporte Empresarial:

• Liderar a preparação e apresentação de relatórios financeiros complexos, reconciliações e avisos de remessa para a alta liderança.
• Supervisionar a comunicação de cobranças e acompanhamento de contas, garantindo pagamentos em atraso mínimos.
• Fornecer análise financeira estratégica e recomendações para apoiar a tomada de decisões em nível executivo.
• Garantir que a empresa cumpra todos os requisitos financeiros regulatórios e mantenha registros financeiros precisos.

Suporte Administrativo e Operacional:

• Utilizar ferramentas de IA para otimizar processos administrativos e aumentar a eficiência entre os departamentos.
• Assumir a responsabilidade pelo gerenciamento de casos, preparação de documentos e gerenciamento de registros internos por meio de ferramentas da empresa.
• Supervisionar a manutenção de arquivos digitais e registros de trabalho, garantindo conformidade com os padrões organizacionais.
• Gerenciar e otimizar fluxos de trabalho operacionais para melhorar a colaboração e a execução de tarefas entre as equipes.

Comunicação com Clientes e Interna:

• Redigir e enviar comunicações profissionais por e-mail a clientes e partes interessadas, conforme necessário.

• Manter caixas de entrada compartilhadas e garantir que as respostas sejam oportunas e consistentes com o tom/marca da empresa.

• Agir como intermediário entre departamentos para garantir um fluxo de trabalho tranquilo e progresso nas tarefas.

Conformidade e Suporte Legal:

• Liderar a redação, revisão e negociação de contratos em colaboração com a equipe jurídica.
• Coordenar com advogados para garantir a execução oportuna de contratos e assuntos legais.
• Garantir conformidade com todos os requisitos legais e regulatórios, incluindo conformidade comercial como SEC GIS, declarações fiscais, leis trabalhistas e outras regulamentações relevantes.
• Auxiliar na preparação de documentos para auditorias legais e de conformidade.

Suporte Executivo:

• Fornecer suporte de alto nível aos Executivos gerenciando o rastreamento de casos complexos, priorização de tarefas e acompanhamentos.
• Preparar e apresentar pacotes de relatórios executivos, destacando métricas e desempenho empresarial chave.
• Supervisionar processos internos críticos, garantindo execução suave e alinhamento com prioridades estratégicas.
• Atuar como um elo-chave entre departamentos, garantindo alinhamento operacional com os objetivos gerais da empresa.

Contribuição Estratégica:

• Fornecer insights e recomendações de alto nível sobre gerenciamento de custos, planejamento financeiro, alocação de recursos e questões jurídicas.
• Contribuir ativamente para o desenvolvimento dos planos estratégicos de longo prazo da empresa, oferecendo orientações sobre viabilidade financeira e considerações legais.
• Liderar esforços de colaboração entre departamentos, promovendo sinergia entre equipes para atingir objetivos em toda a empresa.

Qualificações:

• Bacharel em Administração de Empresas (BBA) ou Bacharel em Contabilidade preferencialmente, mas não obrigatoriamente.
• Mínimo de 8+ anos de experiência em um cargo de suporte administrativo ou executivo, incluindo experiência substancial em gestão financeira, legal e de conformidade.
• Proativo, com conhecimento tecnológico e experiência em apoiar executivos de nível C em ambientes dinâmicos e de ritmo acelerado.
• Familiaridade com regulamentos de conformidade comercial como SEC GIS, declarações fiscais e leis trabalhistas.
• Experiência comprovada na gestão de tarefas financeiras complexas, assuntos legais e requisitos de conformidade em nível executivo.
• Fortes habilidades de liderança, com experiência em supervisionar e orientar equipes.
• Excelentes habilidades de resolução de problemas, comunicação e organização.
• Proficiência em software de contabilidade (Xero, QBO, etc.) e ferramentas de gerenciamento empresarial.
• Avançada proficiência em Microsoft Office, especialmente Excel, e sistemas de CRM.
• Capacidade de gerenciar prioridades concorrentes e trabalhar de forma independente ao lidar com várias tarefas de alta prioridade.
• Experiência anterior trabalhando com executivos de nível C ou em uma função de alta gestão.
• Experiência em conformidade legal, redação de contratos e regulamentações empresariais é altamente preferida.