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• Essa função foca em suporte administrativo dentro de um estúdio criativo, lidando com gerenciamento de calendário, comunicação com clientes, faturamento e organização de arquivos. O candidato desempenha um papel fundamental em garantir o bom andamento das operações diárias, colaborando estreitamente com o designer principal em um ambiente dinâmico e voltado para detalhes.

Sobre o Empregador:

O cliente é um estúdio de design de interiores em crescimento, baseado nos EUA, que se especializa em criar espaços acolhedores e personalizados para clientes residenciais e comerciais boutique. Desde mood boards até a estilização final, a marca é conhecida por misturar função e estética de uma maneira que reflete a personalidade de cada cliente. À medida que o estúdio se expande, a equipe está procurando um Assistente Administrativo confiável e orientado a detalhes para ajudar a otimizar as operações de bastidores e a comunicação com os clientes.

Valores fundamentais da empresa:

• Pessoas em Primeiro Lugar: Projetamos para pessoas, não para tendências
• Detalhes Importam: Precisão e polimento fazem parte do nosso ofício
• Assuma o Processo: Cada projeto é uma colaboração. Valorizamos a responsabilidade
• Aprender e Adaptar: Mantemos a curiosidade, a abertura e estamos sempre melhorando

Objetivos desta função:

• Fornecer suporte administrativo de alta qualidade que garanta que a equipe de design permaneça organizada, a comunicação com os clientes seja oportuna e profissional, e os processos internos funcionem sem problemas. O Assistente Administrativo gerenciará agendamentos, documentos e tarefas diárias que permitam à equipe criativa se concentrar em entregar um ótimo trabalho de design.

Responsabilidades:

• Gerenciar caixa de entrada, calendário e agendamento de compromissos para o designer principal
• Responder a consultas de clientes e acompanhar marcos ou próximos passos do projeto
• Criar e organizar pastas de projetos, cronogramas e documentos de integração de clientes
• Preparar faturas, orçamentos e propostas usando modelos
• Manter bancos de dados para contatos de fornecedores, rastreamento de inventário e registros de clientes
• Ajudar na compilação de apresentações de design, mood boards e listas de compras
• Atualizar quadros de tarefas e listas de verificação em ferramentas como Trello ou Notion
• Lidar com tarefas de assistente pessoal para o designer principal (reservar viagens, encomendar suprimentos, etc.)
• Gerar relatórios de status semanais para projetos de clientes em andamento

• Mais de 2 anos de experiência em funções administrativas ou de assistente executivo (virtual ou presencial)
• Fortes habilidades de comunicação verbal e escrita em inglês
• Altamente organizado, com excelente gerenciamento de tempo e habilidades de priorização
• Confortável com manuseio de e-mails, formatação de documentos e sistemas de arquivos online (Google Drive, Dropbox)
• Familiaridade com Trello, Notion ou ferramentas de gerenciamento de projetos similares
• Proficiência em planilhas (Google Sheets ou Excel)
• Capaz de trabalhar de forma independente, antecipar necessidades e se adaptar a mudanças

Desejável:

• Experiência trabalhando em indústrias criativas como design de interiores, arquitetura ou home staging
• Familiaridade com Canva, PowerPoint ou Adobe para suporte básico de apresentações
• Conhecimento básico de plataformas de faturamento como QuickBooks, HoneyBook ou Wave
• Experiência em coordenação com clientes ou fornecedores via e-mail e aplicativos de chat
• Conhecimento de Pinterest, Instagram ou Houzz para agendamento leve de conteúdo ou busca de inspiração