TÍTULO DO TRABALHO: Assistente Virtual do Diretor de Operações Global

REPORTA-SE A: DGO

LOCALIZAÇÃO: Remoto

HORÁRIO: Segunda – sexta, 8h30 – 17h30 EST (pausa para almoço não remunerada de 1 hora), 40 horas/semana

COMPENSAÇÃO: R$ 8–R$ 10/hora (compatível com a experiência)

VISÃO GERAL DO CARGO:

O Assistente Virtual do DGO é um parceiro administrativo de alto desempenho responsável por apoiar o DGO nas operações diárias, coordenação estratégica e tarefas administrativas de nível executivo. O foco é mais acentuado na eficiência administrativa, trabalho avançado em Excel, preparação de documentos, agendamento e coordenação entre vários departamentos. O candidato ideal é proativo, altamente organizado, solucionador de problemas com proficiência avançada em Excel, que se destaca em um ambiente remoto de ritmo acelerado. Ele garantirá que o tempo do DGO seja gasto em prioridades estratégicas, gerenciando os detalhes operacionais do dia a dia e otimizando fluxos de trabalho.

RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS:

Apoio Executivo & Administrativo

• Agendar reuniões e coordenar a logística para chamadas internas e externas.
• Preparar e formatar relatórios, apresentações e documentos, utilizando habilidades avançadas em Excel para rastreamento, análise e visualização de dados.
• Filtrar, priorizar e responder a e-mails em nome do DGO, garantindo os acompanhamentos em tempo hábil.
• Manter arquivos digitais organizados para garantir fácil acesso a materiais de referência e registros.

Apoio Operacional & Relatórios

• Ajudar na criação, manutenção e melhoria de rastreadores e relatórios operacionais.
• Suportar a consolidação e análise de dados para informar a tomada de decisões executivas.
• Rastrear itens de ação das reuniões e garantir a conclusão em tempo hábil entre vários departamentos.

Coordenação de Projetos

• Apoiar o DGO na supervisão de projetos especiais, garantindo que cronogramas, entregas e comunicações estejam em dia.
• Proficiência avançada em ClickUp para rastrear marcos de projetos.
• Servir de ligação entre o DGO e os líderes de departamento para garantir clareza sobre itens de ação e prazos.

Comunicação & Documentação

• Redigir, revisar e formatar memorandos internos, procedimentos operacionais padrão, relatórios e resumos executivos.
• Preparar agendas de reuniões, fazer anotações detalhadas e distribuir documentação de acompanhamento conforme necessário.
• Manter a confidencialidade e lidar com informações sensíveis com discrição.

MÉTRICAS DE SUCESSO:

• A carga administrativa e de relatórios do COO é reduzida, permitindo foco em estratégias de alto impacto.
• Relatórios e rastreadores de nível executivo são consistentemente precisos, claros e pontuais.
• Projetos e tarefas sob supervisão do COO atendem aos prazos com mínimo acompanhamento necessário.
• A comunicação entre o COO e os departamentos é otimizada e eficaz.

• Mais de 3 anos de experiência como assistente executivo, suporte a operações ou em função administrativa—preferencialmente em um ambiente remoto.
• Experiência comprovada na produção de relatórios e apresentações adequados para executivos.
• Experiência na coordenação de iniciativas interdepartamentais e no acompanhamento de entregas.

HABILIDADES:

• Proficiência avançada em Microsoft Excel (tabelas dinâmicas, VLOOKUP, macros, gráficos e formatação condicional).
• Forte domínio do Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), ferramentas de gerenciamento de projetos (Clickup) e plataformas de comunicação (Telegram, Zoom).
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal.
• Habilidades organizacionais excepcionais e atenção aos detalhes.

ATRIBUTOS:

• Proativo, engenhoso e orientado a soluções.
• Capaz de priorizar e gerenciar múltiplas tarefas sob prazos apertados.
• Mantém profissionalismo e confidencialidade em todos os momentos.
• Forte capacidade de resolução de problemas com supervisão mínima necessária.