سيكون المساعد الافتراضي مسؤولاً بشكل أساسي عن إدارة الأنشطة الإدارية لفريقنا أثناء العمل عن بُعد. ومن المتوقع منك تقديم عمل ممتاز بأقل قدر من الإشراف.

في هذا الدور، ستحتاج إلى القدرة على اتخاذ قرارات سليمة في مختلف المواقف. الخبرة المطلوبة تشمل مهارات تواصل كتابية وشفهية متقنة بالإنجليزية، ومهارات إدارية وتنظيمية عالية، والقدرة على الحفاظ على توازن واقعي بين أولويات متعددة.

مع الانتباه العالي للتفاصيل وتقديم عمل دقيق في الوقت المحدد، يجب أن تكون قادرًا على تحويل المحادثات إلى مستندات عالية الجودة وتوجيهات واضحة.

تشمل المهام الرئيسية إدارة الجدول الزمني، وإجراء بحوث عبر الإنترنت، وإدخال البيانات، وإدارة البريد الإلكتروني، وتدوين محاضر الاجتماعات، وأداء المهام الطارئة. يجب أن يكون لديك خلفية قوية في استخدام برامج إدارة المشاريع.

المسؤوليات

• إدخال البيانات والعمل على تطبيقات مثل Google Sheets وClickUp وDear Inventory.
• إدارة الملفات – تنظيم وإعادة تسمية الملفات والمجلدات.
• الرد على البريد الإلكتروني بشكلٍ مهني وترتيب الرسائل حسب الأولوية.
• تقديم خدمة العملاء كنقطة الاتصال الأولى.
• إدارة قوائم الاتصال وتنظيم جداول مديري الفريق.
• إدارة سير العمل – المساعدة في إدارة عدة مشاريع في آن واحد ومتابعة تطور كل عضو في الفريق.
• إجراء بحوث دورية حول أحدث الاتجاهات والمنافسة والفعاليات المهمة للشركة.
• حضور الاجتماعات الدورية، وتدوين محاضر الاجتماعات، ونقلها إلى الفريق بشكل مفصل.
• إجراء أبحاث سوقية وتقديم تقرير بنتائجها.
• إعداد العروض التقديمية.
• إنشاء إجراءات تشغيل قياسية باستمرار لتوجيه تنفيذ المهام.
• مهام أخرى عند الطلب.



متطلبات الوظيفة

• خبرة مثبتة كمساعد افتراضي.
• مهارات تواصل كتابية وشفهية باللغة الإنجليزية بمستوى خبير.
• مهارات تنظيمية ومتابعة عالية المستوى.
• مهارات توثيق ممتازة.
• القدرة على التكيف مع التغيير والاستمتاع بالتكرارات.
• الإلمام بأحدث البرامج التقنية وأدوات إدارة المشاريع وغيرها.
• القدرة على إدارة التقويم وتحديد المواعيد.
• مهارات قوية في إدارة الوقت والقدرة على تعدد المهام.
• القدرة على العمل في بيئة سريعة الوتيرة.
• مرحب بخريجي الجامعات الجدد للتقديم.
• الاستعداد لبذل جهد إضافي.