Chefe de Apoio ao Staff (Remoto)

Localização: Remoto

Salário: A partir de $800 USD mensais (com base na experiência)

Sobre o Papel

Estamos em busca de um Assistente Executivo altamente organizado e proativo para fornecer suporte dedicado ao nosso COO. Este papel vai além das funções administrativas tradicionais — você atuará como um parceiro operacional chave, ajudando a gerenciar projetos, analisar dados, comunicar-se com equipes e preparar apresentações e relatórios de alta qualidade. Seu trabalho permitirá que o COO se concentre na liderança estratégica, fornecendo atualizações precisas e oportunas e removendo obstáculos para a equipe.

Responsabilidades Principais

• Gerenciar o e-mail, calendário e comunicações do COO com profissionalismo e discrição.
• Utilizar Excel (Tabelas Dinâmicas, VLOOKUP, limpeza de dados) para analisar e resumir dados para relatórios e tomada de decisões.
• Criar apresentações e conteúdos visuais envolventes e refinados utilizando Canva e PowerPoint para reuniões com doadores, propostas e atualizações internas.
• Usar ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana (ou Teams/Slack) para criar e acompanhar tarefas, listas de verificação e marcos de projetos.
• Proativamente acompanhar os membros da equipe para coletar atualizações de progresso, identificar obstáculos e comunicar lacunas ao COO.
• Ajudar na coordenação de eventos, reuniões e comunicações com doadores.
• Redigir comunicações escritas claras e profissionais em nome do COO.
• Organizar arquivos digitais, notas de reuniões e documentações para fácil acesso e referência.
• Traduzir ideias e visões de alto nível do VP em planos e apresentações acionáveis.
• Atuar como um elo entre o VP e a equipe mais ampla, garantindo um fluxo suave de informações e a conclusão oportuna dos objetivos.

• Habilidades e Qualificações Requeridas - FRENCH é um DIFERENCIAL +++
• Inglês fluente com excelente comunicação verbal e escrita.
• Experiência comprovada em um papel de suporte administrativo, assistente executivo ou chefe de gabinete.
• Proficiência avançada em Microsoft Excel (Tabelas Dinâmicas, VLOOKUP, análise de dados).
• Habilidade em Canva e PowerPoint para criar apresentações profissionais.
• Experiência com plataformas de gerenciamento de projetos, como Asana, Microsoft Teams ou Slack.
• Altamente organizado, orientado a detalhes e capaz de gerenciar múltiplas prioridades de forma eficiente.
• Iniciativa forte e habilidades para resolver problemas; confortável em assumir responsabilidades e trabalhar de forma independente.
• Excelente habilidade interpessoal, capaz de se comunicar e acompanhar efetivamente os membros da equipe.
• Confortável trabalhando remotamente com supervisão mínima.

Preferencial

• Experiência apoiando a alta liderança em organizações sem fins lucrativos ou orientadas a doadores.
• Exposição anterior ao gerenciamento de comunicações ou eventos de doadores.
• Familiaridade com operações de serviços compartilhados ou backend.
• Se você prospera em um ambiente dinâmico, tem paixão pela excelência operacional e deseja ser um colaborador chave para uma equipe de liderança dinâmica, queremos ouvir você!