• A Techzu é uma empresa de software e IA em crescimento que ajuda pequenas e médias empresas de Singapura a se digitalizarem por meio de sites, plataformas de eCommerce, software personalizado e ferramentas de automação. Somos ágeis, enxutos e focados em construir sistemas que geram resultados.

• Estamos contratando um Assistente Executivo e Coordenador de Operações altamente proativo, independente e orientado para soluções para apoiar diretamente o Diretor Executivo (MD). Este papel ajudará a liberar o tempo do MD, gerenciando operações diárias, melhorando sistemas internos, coordenando projetos e garantindo um acompanhamento consistente entre as equipes.

Visão Geral do Papel

• Este é um papel crítico para a missão, projetado para alguém que não apenas recebe ordens, mas pensa à frente, resolve problemas antes que aconteçam e ajuda ativamente a empresa a funcionar de forma mais suave a cada dia. Você lidará com tarefas administrativas, recursos humanos, acompanhamento financeiro, relatórios internos, pesquisa básica e coordenação. Você também será confiável para fazer recomendações, resolver obstáculos e encontrar soluções de forma independente — não apenas completar listas de verificação.

Principais Responsabilidades

Operações Administrativas & Coordenação Interna

• Criar e manter o site da intranet da empresa para documentação interna
• Trabalhar com o MD para documentar e gerenciar SOPs entre os departamentos
• Organizar e gerenciar pastas internas, modelos e documentação
• Coordenar e gerenciar contratos e documentação de acordos (NDAs, acordos de projeto, etc.)
• Manter um rastreador de tarefas em toda a empresa e acompanhar itens delegados

Suporte de Recursos Humanos

• Divulgar vagas, agendar entrevistas e ajudar na integração de novos colaboradores
• Rastrear o desempenho da equipe e manter um painel de desempenho
• Co-desenvolver e gerenciar o sistema de avaliação de desempenho da empresa
• Rastrear e registrar ausências, aniversários, termos de contrato e registros de RH
• Preparar documentos de RH, como cartas de emprego, confirmações de período de experiência e cartas de aceitação ou desobrigação de demissão

Finanças Leves & Contabilidade

• Preparar e gerenciar faturas recorrentes
• Rastrear e acompanhar pagamentos em atraso
• Rastrear comissões da equipe com base em dados fornecidos
• Carregar e categorizar recibos
• Coordenar com o contador para manter a documentação financeira

Relatórios de Projetos & Status

• Rastrear o progresso de projetos internos e de clientes entre departamentos
• Acompanhar membros da equipe para atualizações de progresso e prazos
• Preparar um relatório semanal para o MD sobre atualizações de projetos, bloqueios e itens pendentes
• Enviar lembretes para a equipe sobre tarefas pendentes e prazos

Execução & Suporte a Reuniões

• Preparar agendas e coordenar a logística das reuniões
• Registrar notas durante as reuniões e acompanhar ações de follow-up
• Manter um relatório resumido semanal do que está progredindo, o que está estagnado e o que precisa de revisão do MD
• Acompanhar proativamente os itens de ação não resolvidos em toda a equipe

Suporte a Email, Calendário & Propostas

• Organizar e triagem a caixa de entrada do MD usando filtros e rótulos estruturados
• Responder a e-mails não sensíveis usando modelos padrão
• Agendar reuniões, confirmar presença e enviar lembretes
• Formatar e enviar propostas comerciais utilizando modelos existentes

Suporte a Pesquisa & Desenvolvimento

• Realizar pesquisas sobre concorrentes, tendências de mercado, padrões de UX/UI e ferramentas
• Organizar ideias de produtos e inspirações para o MD
• Resumir descobertas e criar documentos simples de pesquisa interna
• Manter uma biblioteca de P&D com referências e exemplos

Suporte em Vendas & Desenvolvimento de Negócios

• Preparar e atualizar acordos de serviço para clientes
• Customizar e organizar apresentações de vendas ou produtos
• Manter uma pasta atualizada de materiais de vendas, estudos de caso e documentos de PSG
• Ajudar na preparação de materiais para novos leads ou propostas

Requisitos

• Excelentes habilidades de comunicação escrita e falada em inglês
• Pelo menos 2 anos de experiência em administração, operações ou assistência executiva
• Excepcionalmente engenhoso e orientado a soluções — você encontra respostas, não apenas faz perguntas
• Pensamento crítico forte e julgamento independente — você sabe quando agir e quando escalar
• Histórico comprovado de acompanhamento, responsabilidade e atenção aos detalhes
• Proficiência em Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail, Calendar)
• Capaz de gerenciar múltiplas partes móveis e manter os outros no caminho certo
• Altamente organizado, proativo e calmo sob pressão

Bônus (Desejável)

• Experiência em contabilidade
• Experiência apoiando um fundador ou equipe de liderança
• Experiência anterior em uma empresa de tecnologia ou baseada em serviços

Horário de Trabalho

• Tempo integral
• 12 dias de licença anual paga
• Seguir os feriados públicos de Cingapura
• Check-in diário com o MD é necessário