Descrição Geral do Trabalho

O Especialista Sênior em Folha de Pagamento dos EUA da IQ BackOffice é responsável por supervisionar a equipe de folha de pagamento. Suas funções incluem contratar e treinar Especialistas em Folha de Pagamento, coordenar certos departamentos como RH, Contabilidade a Pagar, Contabilidade Geral, etc. para processar a folha de pagamento de novos funcionários ou monitorar cronogramas de folha de pagamento e gerenciar benefícios e planos de seguro dos funcionários. Além disso, é responsável pelo desempenho geral da Equipe de Folha de Pagamento.

Funções e Responsabilidades

• Garante que todas as entregas aos clientes sejam cumpridas no prazo com excelente qualidade.
• Supervisiona os membros da equipe e executa responsabilidades administrativas.
• Comunica-se com os clientes sobre o status de todas as entregas e todos os problemas relacionados às suas contas. Gerencia as comunicações da equipe com os clientes.
• Monitora estatísticas operacionais que podem incluir produtividade, relatórios de qualidade, status da caixa de entrada, lista de verificação e outros que possam ser necessários.
• Fornece à administração atualizações de status do projeto, feedback e relatórios apropriados sobre os principais objetivos focados em processos.
• Determina o volume de trabalho e designa membros da equipe apropriados para garantir que as prioridades das contas e os SLAs sejam atendidos de forma satisfatória.
• Gerencia o desempenho da equipe, garantindo que as métricas de produção sejam atendidas e que as políticas da empresa sejam cumpridas. Fornece orientação aos membros da equipe cujo desempenho requer melhorias.
• Garante que os SOPs e regras dos clientes estejam documentados, atualizados em termos de novas instruções e disponíveis para os membros da equipe consultarem. Fornece orientação à equipe na resolução de questões procedimentais e instrucionais. Escala para o suporte ao cliente/casos de clientes onde as regras não cobriram, ambiguidade na aplicação da regra e regras que necessitam de mais esclarecimento.
• Comunica e fornece feedback oportuno aos membros da equipe sobre habilidades interpessoais, conhecimento do sistema e manuseio de questões. Realiza reuniões regulares da equipe para discutir prioridades, expectativas, questões e soluções.
• Gerencia a capacidade de produção da equipe monitorando a disponibilidade de licenças e outros fatores relacionados à frequência, cronograma, recomendação precoce de horas extras, trabalha com outras equipes de suporte, como RH, TI e Admin em outras atividades da empresa. Identifica as necessidades de pessoal do grupo e faz recomendações rápidas ao seu superior direto.
• Apresenta à equipe os resultados de desempenho regularmente e compartilha as melhores práticas sobre o sucesso e aprendizados em metas não atingidas.
• Participa ativamente e pontualmente do programa de Reconhecimento e Recompensas.
• Monitora o desempenho dos membros individuais da equipe e realiza diálogos periódicos de coaching para discutir a avaliação que deve incluir KRA's, Plano de Desenvolvimento Individual e oportunidades de melhoria.
• Colabora com a equipe de serviços ao cliente para estar alinhada com os objetivos empresariais.
• Mantém comunicações regulares com os líderes da equipe de produção para manter ou desenvolver melhores relacionamentos de trabalho.
• Trabalha ativamente com a equipe de transição para garantir uma transferência suave de conhecimento de novas contas. Faz recomendações sobre a melhoria da transição, especialmente se isso causar impacto nas operações.
• Supervisiona e revisa pagamentos de folha de pagamento e reconciliações de contas.
• Garante comunicações apropriadas e precisas com a equipe, clientes e outros departamentos.
• Coordena com o RH sobre quaisquer preocupações da equipe relacionadas a folha de pagamento, benefícios, treinamentos, engajamentos, gestão de desempenho, ações disciplinares, etc.
• Desenvolve, recomenda e implementa planos, procedimentos e programas para aumentar o desempenho, níveis de serviço e melhorias de custo. Identifica oportunidades de melhoria através de revisões de processos, avaliações, formulação e implementação de procedimentos e ferramentas destinadas a aumentar a eficiência
• Realiza uma revisão detalhada do trabalho da equipe de atribuição para garantir qualidade, completude e conclusão das tarefas atribuídas dentro dos prazos acordados.
• Fornece liderança e suporte à equipe de Folha de Pagamento da IQ.
• Identifica oportunidades de melhoria de eficiência utilizando as equipes globais.
• É responsável por recomendar e impor os controles internos, políticas e procedimentos, estabelecidos pelo cliente/com o cliente.
• Desenvolve relacionamentos com clientes e outros stakeholders.
• Desenvolve e gerencia controles de processos de acordo com os procedimentos da empresa.
• Compreende as necessidades empresariais dos clientes e gerencia a equipe de acordo.
• Revê e aprova a folha de pagamento dos clientes (verificação final).

Habilidades Preferenciais

• Habilidades interpessoais
• Gestão de Desempenho e Pessoas
• Habilidades de Excel do médio para o excelente
• Deve ter excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita com a capacidade de se comunicar de forma clara e eficaz com liderança, parceiros internos e clientes.
• Habilidades técnicas são essenciais para esta posição, pois requer conhecimento detalhado específico e delegação de tarefas entre os membros da equipe.

Educação e Experiência

• 3-4+ anos de experiência gerenciando folhas de pagamento de alto volume e complexas.
• Pelo menos 2 anos de experiência em gerenciar ou liderar uma equipe.
• Experiência de folha de pagamento de ponta a ponta é um diferencial, com forte expertise analítica e técnica.
• Compreensão clara de folha de pagamento, benefícios e tributação e entendimento dos requisitos legislativos aplicáveis.
• Planeja, organiza e resolve meticulosamente itens operacionais de folha de pagamento em nível de cliente, incluindo habilidades positivas de gerenciamento de mudanças.
• Graduação desejável ou experiência de trabalho equivalente.

Por favor, consulte a descrição do trabalho.