Estamos em busca de um Associado de Operações / Administrativo proativo e detalhista para se juntar à nossa equipe de Transfers remotamente. Este papel é integral às nossas operações diárias, garantindo a coordenação perfeita entre nossas equipes internas, fornecedores terceirizados e clientes.

O candidato ideal irá auxiliar em várias tarefas operacionais e administrativas, incluindo a criação e atualização de propostas de desenvolvimento comercial, gerenciamento do processo de remoção de violações, garantindo conformidade e documentação proativas, lidando com o processo de revisão de solicitações de alteração e facilitando a comunicação entre as partes interessadas. Treinamento e orientação / colaboração regulares serão fornecidos pela equipe de Product Ops/Transfers.

Responsabilidades Principais:

• Criar e atualizar propostas de desenvolvimento comercial e cronogramas de preços conforme orientação do líder da equipe.
• Coordinar com as operações de construção internas, equipes de gerenciamento de contas e fornecedores/clientes terceirizados para resolver violações ou organizar a presença em audiências do OATH.
• Redigir e publicar atualizações diárias do painel e relatórios ad hoc/semanais para nossos clientes. Responder prontamente a mensagens e perguntas dos clientes.
• Garantir que toda a documentação seja carregada corretamente nos sites municipais para a remoção de violações. Experiência com o Departamento de Edificações de NYC, NYC HPD (Preservação de Habitação e Desenvolvimento), FDNY (Departamento de Incêndio de Nova York) ou agências semelhantes é um diferencial.
• Manter e atualizar a ferramenta de gerenciamento de tarefas, garantindo que todas as partes interessadas internas estejam atualizadas e colaborem efetivamente com o objetivo de fechar tickets da maneira mais rápida possível.
• Buscar propostas de fornecedores e nivelar lances e preços.
• Gerenciar itens de conformidade proativa anuais em uma base de edifício por edifício, com base em nosso calendário, garantindo que os itens sejam aprovados e concluídos dentro dos prazos designados.
• Supervisionar o processo de revisão de solicitações de alteração, garantindo conformidade com as regras da comunidade e procedimentos de governança.
• Escalonar questões para os membros apropriados da equipe conforme necessário.
• Redigir relatórios abrangentes conforme necessário.
• Ligar, enviar e-mail e mensagem de texto para fornecedores na cidade de Nova York para agendar trabalhos, discutir detalhes adicionais e coordenar acesso.

• Excelente domínio do inglês, tanto escrito quanto falado.
• Confortável em fazer ligações para fornecedores na cidade de Nova York.
• Atenção aos detalhes e alto nível de precisão.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e como parte de uma equipe.
• Altamente organizado com a capacidade de multitarefar e priorizar efetivamente.
• Aprendiz rápido com uma abordagem proativa para resolução de problemas.
• Experiência com Conformidade de Construção ou Remoção de Violações na cidade de Nova York é um diferencial.
• Experiência com Google Suite, particularmente Google Docs e Sheets, e familiaridade com ferramentas de gerenciamento de tarefas como ClickUp é um diferencial.
• Experiência trabalhando em ou com uma empresa de Gestão de Propriedades nos Estados Unidos é um diferencial.